Waktos – Seminar adalah event yang tujuannya untuk berbagi ilmu dan memberikan edukasi kepada audiens. Seringkali juga, seminar dipakai sebagai ajang promosi produk tertentu.
Pernah nggak kamu bertanya-tanya, kenapa seminar yang diadakan orang lain bisa ramai banget dan sukses besar? Terus, apakah kamu bisa bikin seminar yang sesukses itu? Jawabannya: bisa banget!
Menyelenggarakan seminar memang nggak gampang, tapi juga nggak sesulit yang kamu kira. Kuncinya ada di perencanaan yang matang. Langkah pertama, pastikan kamu sudah punya konsep yang jelas. Setelah itu, mulai susun panitia minimal 3 bulan sebelum acara, lalu menyiapkan seminar kit.
Panitia menjadi kunci suksesnya sebuah event seminar, apalagi kalau kamu mau undang lebih dari 5.000 orang, jumlah panitia minimal harus 10% dari audiens. Jadi, kalau pesertanya 5.000 orang, panitianya minimal 500 orang.
Berikut ini susunan panitia yang bisa kamu terapkan untuk seminarmu, plus tambahan divisi transportasi biar semua panitia dan pembicara nggak kebingungan soal perjalanan!
1. PenanggunJawab & Pelindung
Tugas dari penanggungjawab sendiri untuk melindungi seluruh acara, apabila terjadi hal-hal yang tidak di inginkan terkait hukum maka akan dilindungi.
2. Pembina
Tugas pembina cukup simple dan krusial, yaitu memberikan gambaran untuk acara dan membina panitia yang lain agar tetap berjalan sesuai rencana.
3. Ketua Panitia
Ketua adalah orang yang bertanggung jawab atas keseluruhan acara, mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, sampai evaluasi. Pokoknya, semua ada di bawah kendalinya.
4. Wakil Ketua
Tergantung besarnya acara, kamu bisa milih buat punya wakil ketua atau nggak. Tugasnya bantu ketua dalam menjalankan tugas, terutama kalau acaranya gede banget.
5. Sekretaris
Sekretaris bertanggung jawab mengurus administrasi, seperti bikin surat, laporan, dan segala macam hal yang berbau dokumen.
6. Bendahara
Semua hal terkait duit ada di tangan bendahara. Dia yang ngatur budget, mencatat pengeluaran dan pemasukan, sampai memastikan semua sesuai anggaran.
7. Divisi Acara
Divisi acara bertanggung jawab untuk bikin konsep acara dan mengatur jalannya acara. Mereka yang bikin rundown dan memastikan acara berjalan sesuai jadwal.
8. Divisi Dokumentasi dan Publikasi
Divisi ini bertugas menyebarkan informasi seminar lewat poster, flyer, dan media lainnya, plus mengabadikan momen-momen selama seminar berlangsung.
9. Divisi Konsumsi
Tugas divisi konsumsi adalah memastikan semua peserta dan panitia nggak kelaparan. Mereka yang urus makanan dan minuman selama acara.
10. Divisi Dekorasi
Divisi dekorasi bertanggung jawab bikin ruangan seminar jadi nyaman dan sesuai konsep. Dekor yang keren bakal bikin peserta betah dan terkesan.
11. Divisi Logistik
Divisi ini bertanggung jawab menyediakan perlengkapan seminar, seperti meja, kursi, sound system, proyektor, dan hal teknis lainnya.
12. Divisi Keamanan
Keamanan adalah hal yang penting supaya acara bisa berjalan kondusif. Meskipun jarang ada keributan di seminar, tetap penting punya tim keamanan buat antisipasi hal-hal nggak terduga.
13. Divisi Awareness
Divisi ini bertugas bikin seminar kamu punya dampak non-materiil, misalnya dengan bagi-bagi souvenir. Mereka juga yang minta masukan dan kritik dari peserta biar acara kamu bisa lebih baik lagi di masa depan.
14. Divisi Transportasi
Nah, ini dia divisi terakhir yang harus ada kalau kamu menggelar seminar di luar kota. Divisi transportasi bertanggung jawab mengurus transportasi panitia, pembicara, dan peserta. Tugasnya mencakup:
- Mengatur jadwal keberangkatan dan kepulangan.
- Mengurus akomodasi perjalanan, mulai dari tiket pesawat, bus, hingga mobil jemputan.
- Memastikan transportasi lokal untuk peserta dan pembicara selama acara berlangsung tersedia dan sesuai jadwal.
Susunan panitia ini bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan seminar kamu. Kalau acaranya berskala internasional, kamu bisa tambahkan divisi penerjemah yang bertugas menerjemahkan seminar secara real-time. Yang jelas, perencanaan yang matang dan susunan panitia yang solid bakal bikin seminar kamu sukses besar!
Seminar sih seru acaranya, tapi tergantung orangnya juga, ada yang gak suka keramaian ada juga suka. Tapi buat saya cukup menarik…
Untuk masing-masing divisi, biasanya secara umum dengan kekuatan personil berapa orang yah, mas?
Tergantung sebesar apa seminar nya mas, kalo saya suka pake rasio 1:10, jadi 1 orang panitia itu setara 10 peserta. Misal, kalo jumlah peserta seminar nya 1000, minimal panitia nya 100 mas.
Tanggal 5 Nov jadi panitia seminar nih saya di sekolah anak…bisa dicontoh susunan panitianya ini.. dan setuju perencanaan yang matang dan susunan panitia yang solid bakal bikin seminar sukses.
Susunan panitia yang lengkap ini bisa jadi panduan bagi pemula. Bagan struktur panitianya jelas dan mudah dipahami. Daftar tugas panitia ini sangat komprehensif.
Selama ini sepertinya saya sendiri kurang dalam menyiapkan divisi awareness kalau ada nyiapin acara. Padahal ternyata penting banget ya keberadaannya buat disimpan di panitia acara seminar.
Next insyaAllah jadi perhatian buat lebih well prepare lagi, termasuk melengkapi setiap divsinya dengan divisi awareness
Wah saya baru tau ada formula jumlah panitia 10% dari jumlah peserta, tapi kalo diperhitungkan kembali memang make sense sih. Jadinya semakin banyak peserta ya semakin banyak juga panitia yang menghandle nya supaya acara menjadi lebih efisien dan berjalan dengan baik
Dulu zaman kuliah sering banget jadi panitia seminar sampe lokarya. Devisi awarness dulu di acara²ku sering masuk ke Humas jadi yg selalu on adalah mereka. 🤭
Divisi transportasi ini yang biasa ketinggalan alias nggak diadakan. Kadang ada yang sukarela aja siapa yang mau dan bersedia untuk jadi ‘kaki’. Next deh kalo buat acara divisi ini bisa ditambahkan. Thanks ya kak infonya.
panitia seminar emang harus banyak sih ya karena bakalan ngurusin orang banyak juga, dan tiap devisi sudah punya tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
Ah, iya bangeet. Detil rencana dan kematangannya adalah kunci. Segalanya enggak bakalan bisa sukses kalau persiapan kurang matang.
Wahhh makasi buat sharingnya kak..
Manfaat nih huat yang kadamg suka gagap teknis kepanitiaan kalo ada event
Waah..cocok bgt nih mau ngadain reunian kampus. Kayanya kisi2 divisi diartikel ini bagus utk diterapkan. Makasih rekomendasinya yaaa
Itu ganbaran divisi secara garis besarnya, ya. Semakin banyak jumlah peserta, panitia di satu divisi juga pasti ada banyak.
Oh, ternyata ada persentase panitia – peserta ya. Tapi iya sih, makin banyak peserta harus banyak juga panitianya, karena makin banyak yang harus diurus.
Insightful banget! Ini artikel cocok banget buat mahasiswa yang masuk organisasi nih terutama 😀
Ooo… yang bagi2 souvernir itu namanya divisi awareness, baru tau aku hahaha…. berarti selama di kepanitiaan aku serignya di divisi awareness nih…
Untuk saat ini karena sudah sering pakai zoom, biasanya ga butuh terlalu banyak personil sih. Dan tentunya lebih efisien. Cuma terkendala sinyal…